今すぐ作ることができる点でオススメ!

業績向上を図るための業務改善は1人ではできません。
上司や他部署の方などに納得してもらう、動いてもらうためには、データに基づいた「何に集中して業務改善を行えば効果的なのか」が明確になる資料作成が重要になってきます。

当社のエクセル研修では、業務改善に活きる分析資料作成の例として、必要な指標が入った年間集計表に加えて、パレート図とZチャートを作る演習を行っています。

パレート図とZチャートは、実用性が高い事に加えて、必要な知識・Excelスキルもさほど必要なく、また、身近にある基幹システムのデータ(売上明細や仕訳明細など)で、今すぐ作る事ができる点でオススメなんです。

今回は、(あまりいいデータでは無いのですが)当社運営サイト(SILAND.JP)のアクセス解析データを使って、パレート図とZチャートを実際にどう使うのか?という点と、作り方をざっくりと解説いたします。

エクセルセミナー

パレート図で何に注目すべきかを明確にする

パレート図は、QC(品質管理)の7つ道具として良く活用されるグラフになります。
全体に締める構成比が明確になり、優先順位の決定に役立つのが特長です。

私が運営している、SILAND.JPのアクセス解析データを元に、ページビュー数でパレート図を作りました。
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スケテン(EXCELスケジュール表テンプレート)、マニュアルテンプレート(WORD)、議事録テンプレート(WORD)、ブログ、この4つのコンテンツで、全体のアクセス数の80%を占めています。

当然ですが、全体の1%しかないものを改善するより、80%を占めるものを改善した方が、効率的に成果を出せます
このようにパレート図で、何が重要か?早急に対応すべきものは何か?という事が明確になります。

グラフと集計表の数字も同時にみる

下図の集計表はパレート図のグラフ元のデータとしても使っていますが、そこに構成比や前年実績との比較をいれています。
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構成比、前年比及び前年差も同時に見ることで、

例えば、全体の31%を占めているけど前年よりページビュー数が減っているスケテン。前年よりPVが2万以上ページビューが減少している議事録テンプレート。この2つを重点的に改善する必要がある。
というように、何に重点的に改善するかの判断を、具体的な数字で説明できるようになります。

次は、時系列の推移を見るのに適したチャートで、数字だけの前年比、前年差だけで見えない部分をみてみます。

パレート図の作り方

Zチャートの説明の前に、パレート図の作り方について簡単に触れておきます。
Excel2013以降、パレート図のような二軸グラフが超簡単に作れるようになりました。

手順1:グラフ元データを範囲指定します。
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手順2:リボンの「挿入」から「おすすめグラフ」をクリックします。
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手順3:グラフ挿入のダイアログより、「すべてのグラフ」のタブを選択、組み合わせを選択します。累計構成比の系列の第2軸のチェックをONにすれば完成です。
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このままだと少し見づらいので、第2軸のメモリと棒グラフの太さを調整します。
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エクセルの棒グラフは、棒が細いので少し太くした方が見やすいと思います。
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Zチャートで推移を知る

Zチャートは、1:月々の実績、2:実績の累計、3:移動年計の3種を折れ線グラフにしたもので、時系列での推移を見るのに適したグラフになります。

特に注目!移動年計の推移をみよう!

特に移動年計に注目してみて下さい。
移動年計は、常に1年間分の実績を集計する事で、 季節の変動に影響を受けずに推移を把握できます
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移動年計をみると、2015年9月以降、前期と比較してずっと実績が下降していましたが、2016年5月から上昇傾向になっています。
実施した対策の成果の出たのかも知れません。

このような推移の結果としての、「前年比96%」の実績という事がわかりますので、優先的に対策を行うべきかどうかの判断材料になります。

月々の実績を折れ線グラフにしたものは?

Excelカレンダーのニーズは季節による変動が激しいです。
単純に当期と前期の実績を折れ線グラフにしても、パッと見たところ良くなっているのか、悪くなっているのか伝わりにくいです。
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移動年計の推移でみた方が、前年と比較しての推移が分かりやすいのがご理解いただけたかと思います。

販売管理システムのデータを活用すれば、製品、分類、得意先の分析資料は今すぐ作る事ができます。
比較する、推移でみる事で、気づきが生まれますので、Zチャートも活用してみて下さい。

Zチャートの作り方

Zチャートは、元データをしっかり作れば、折れ線グラフを挿入するだけで誰でも簡単に作れます。(ただの折れ線グラフなので。)

グラフを作りやすいように元データを作る

月々の実績(2年間分)と、グラフ元の集計は分けて行う事をお勧めします。
グラフ作成が簡単で、分かりやすいというのが理由です。

G列とH列で月々の実績(2年間分)を作成し、その数字を参照・集計する形でB33からE45にグラフ元データを作ります。

1:実績は、その月の実績を参照しているだけです。
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2:累計はその月までの実績をSUM関数で集計しているだけです。
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3:移動年計は、その月を含めた12ヶ月分の実績をSUM関数で集計しているだけです。
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あとは、範囲指定をして挿入から折れ線グラフを指定すれば完成です。

Zチャートは折れ線グラフを挿入するだけで完成

Zチャートもパレート図同様に、簡単に作成できます。

手順1:グラフ元データの範囲を選択します。
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手順2:「挿入」から折れ線グラフを選択します。
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手順3:これだけでZチャートは完成です。後は少し見やすくします。
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手順4:推移が判断しやすいように少し縦長のグラフにします。
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Excelでのグラフ作成は、バージョンによって操作が変わる事が多いので、できるだけ余計な操作をせずグラフが作れるように、元データとなる表を作るようにしています。

業務改善サポート