データ入力のミス。繰り返し何度も行うコピー&貼り付けのミス。
エクセルでの資料作成は、アチコチからデータを参照して入力・集計する事も多く、ミスが起きやすいものです。

本気でミスを減らすなら、まず、作業手順やチェック項目を明確にしましょう。
(もちろんミスが起きにくいシートを作り方を習得する事も大切になります。)

では、実際にどのようにすれば良いのでしょうか?

エクセルセミナー

チェックリストを作ろう!

製造部門の品質管理で7つ道具として活用されている「チェックリスト」を、エクセル業務においても、きちんと作る事をオススメします。

何を当たり前の事を・・・と言われそうですが、エクセル業務では、自分で作って自分でチェックする事が多いため、実はやっている人は少ないです。

この辺が、エクセルが属人化してしまう理由のひとつだと考えています。

どうやって作れば良いの?

使うアプリケーションは、ワードでもエクセルでも何でも構いません。

私はよく秀丸などのテキストエディタを使い、チェックを入れるための四角を入力しただけの、非常にシンプルなチェックリストを作りました。

チェックリストを作ることが負担になってはいけないので、個人で使うならこの程度で充分だと思います。
複数人で使用するものなら、きちんと書式を作ると良いと思います。

作るときのポイント

細かい手順を詳細に書くのではなく、できるだけシンプルに書くという事です。
長いと読まないし、変更が手間になります。

ただ、以下の2点がわからないと、作った人にしかわからない困ったエクセルになるので、必ず入れるようにして下さい。

  • 使用するファイル名及びシート名(保存場所も含めて)
  • どのデータを使って集計するのか?(どの帳票の数字を転記・入力するのか?)

行っている事を順に書き出す

今やっている作業内容やチェック項目を、箇条書きで書き出し、チェックを入れられるようにすれば概ね完成です。

最初から完璧なチェックリストを作れる訳ではないので、難しく考えず、思うままに書いていきましょう。

上から順に、どの作業を行うのか、何と何をチェックすれば良いのかを明確にします。

あとは実際に使ってみながら修正を加えます。

実際に使うときの注意点

まず、エクセル業務では、自分で作成して自分でチェックするという事が多くなります。
「合っているだろう」「面倒くさい」そんな気持ちでいると、ミスを見落としてしまうので注意しましょう。

プリントアウトしてチェック!完了したら保管しよう

チェックリストは必ず印刷して、チェック項目1件の作業を行ったら、必ずチェックリストにチェック入れる。
1つずつ確実に行っていきます。10件まとめて作業、10件まとめてチェックというのはダメです。意味がなくなります。

チェックが終わったものは、ある程度の期間は保管しておくようにしましょう。

ミスが起きたらすかさず修正を!

CSV出力したつもりだったけど、途中で電話が来たため、出力していないまま資料を作ってしまい、最後に検算したら、前月のデータだった事に気づき、まるっと作り直し。これ、私が実際にやらかした失敗です。

チェックリストを作って運用しても、やはりミスは起きてしまうものです。

下図の26行目から29行目は、そんな失敗から付け足したチェック項目になります。
ミスが起きてしまったら、すかさず対応方法を考え、チェックリストに付け加えていきます。

期間を間違えてCSV出力してしまった場合、集計表を作り終えてからの検算で気づいたのでは遅すぎます。
一から作り直しとなり、最も時間をムダにしてしまうミスになります。

このような手戻りを無くすには、CSV出力直後に期間が正しいか合計だけチェックしよう・・・というように、チェックの順番も重要になります。

この辺も意識してチェックリストを改善していくと良いと思います。

CELL関数でファイル名とシート名を取得しよう

CELL関数を使うと、ファイル名とシート名を取得できます。
どこに保存されているのか、保存場所も含めて取得できますので活用してみて下さい。

CELL関数でファイル名を取得したい時は
=CELL("filename",対象シートのどこか)
というように関数を入力します。

第一引数の「検査の種類」は、filenameを指定します。

直接入力しても良いのですが、=cellと入力し、TABキーを押せば下図のように、検査の種類を候補から選択できますので、矢印キーの下でfilenameまでカーソルを移動し、TABで確定すると簡単に入力できます。

第二引数の「参照」は、対象シートのどこでも構わないのでクリックして指定します。
参照を省略すると、アクティブシートのシート名まで含めたファイル名を取得できます。

上図では、DドライブのDATAフォルダ保存されている、ファイル名:ファイル名取得.xlsxシート名:sheet1という意味になります。

完成した資料は「読み取り専用」にしよう

先月のファイルを原本に今月分のファイルを作ろうしていたのに、間違って先月分のファイルを変更・上書き保存してしまう事があります。
このようなミスを未然に防ぐために、完成したExcelファイルは「読み取り専用」にしておく事をオススメします。

該当のファイルを右クリックし「プロパティ」を選択します。
pivot13

読み取り専用のチェックをONにするだけです。(チェックを外せば上書き保存できるようになります)
pivot14

※上書き保存はできませんが、名前をつけて保存はできます。

業務の見える化で業務全体での効率化を!

チェックリストを作る、1つずつチェックしながら資料作成する。この部分だけ見るとスピードも遅く手間が増えると感じるかも知れませんが、それは大きな間違えです。

ミスを起こす回数が多ければ、それだけ作り直す時間をムダにするだけでなく、ミスが多く仕事が遅い人と周りからの信頼を失う事になりかねません。

また、このチェックリストは業務マニュアルにもなりますので、業務の見える化、属人化の解消にも役立ちます。
業務全体で見るとチェックリストを活用する事は良いことづくめです。

チェックリストは、様々な定型業務でのミス防止に役立ちます。
私自身、パソコンの設定を行う時や、システムの権限を設定する時にも、このようなチェックシートを使ってミスがおきないよう運用していました。

それでもミスっちゃう時はミスっちゃいますが、かなり減らす事ができるはずです。

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