設定をミスしてカラー印刷で100枚ムダにしてしまった。
用紙を含めた印刷コストが1枚20円位だとすると、一瞬で2,000円の損です。

レーザープリンターだと中止する間もなく印刷が開始され、印刷枚数が多くなる場合、ちょっとしたミスで惨事になります。

また、印刷枚数が多い資料の場合、全ページに表題やページ番号を印刷するという基本的な事ができていないと、どの資料のどこをみて欲しいという事を伝えるだけでも苦労する、グダグダな会議になってしまいます。

今回は、そんな印刷枚数が多い資料作成で知っておくべき、印刷設定を紹介いたします。

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どのページにも印刷したい行をタイトル行に設定しよう

全てのページに、ワークシートの特定の行を印刷したい時は、ページ設定でタイトル行を設定してみて下さい。

タイトル行の設定方法

タイトル行の設定は、まずページ設定からシートのタブを選択してタイトル行の欄をクリックします。

続いて行番号をドラッグします。すると自動的にタイトル行の欄に$1:$3のように入力されます。これで1行目から3行目までが常に印刷される行として設定されます。

シートのどこをドラッグしても行番号が入りますが、行番号をドラッグするのが一番わかりやすいかと思います。

タイトル行に設定した1行目~3行目が、全ページで印刷されるようになります。

ちなみに、この列を全てのページに印刷したいという場合はタイトル列を使います。こちらは横に大きな表の場合に使う事があるけど、タイトル行に比べて使う機会は少ないから知っている程度で構いません。

初心者がやりがちなダメな例

初心者の方がやりがちな事ですが、1ページ分の作ったら、それをまるっとコピーしてページ数を増やすという作り方はお勧めできません。
共通部分(下図の赤枠部分)はタイトル行に設定するようにして下さい。

また電卓で検算するために、ページ毎に計を入れるというのも良く見かけます。
電卓による検算も大切ですが、計算式の手入力が増えるほど、間違える可能性も増えるということを理解しておきましょう。

  1. 印刷1ページ毎にページ計と累計の計算式を入れ、さらに最終ページで総合計の計算式を入れる。
  2. 最後の最後だけ、ワンクリック(オートSUM)で総合計を入れる。

10ページ、20ページあるシートであればどちらが楽で、正確に作成できるでしょうか。

電卓で検算するために、ミスが起きやすく面倒な作り方をするのでは本末転倒。今すぐ止めたいものですね。

指定した位置で強制的に改ページするには?

中途半端な位置で違うページにならないよう、この位置で強制的にページを変えたい!という場合は改ページの挿入を使います。

例えば、何もしなければS列までが1ページ目で、T列以降は2ページ目になってしまう場合で、15日で区切りたいのでR列までを1ページ目としたい場合の例になります。

S1をアクティブセルとし、改ページの挿入を実行します。アクティブセルの左と上に改ページが挿入されるので、列の場合は1行目をアクティブセルにしておきます。

改ページの挿入はリボンのページレイアウト→改ページ→改ページの挿入から行います。

行の場合はA列をアクティブセルにします。アクティブセルの上に改ページが挿入されます。

アクティブセルの上に改ページを入れたい場合はA列に、アクティブセルの左に改ページを入れたい場合は1行目に・・・とすると覚えやすいかも知れません。
(改ページの挿入は、A列、1行目以外で改ページを挿入する機会はほとんどありません。)

横に大きい表で複数ページになる場合は、印刷時のページの方向も意識しよう

横に大きな表の場合は、ページの方向も気にしてみてください。
初期値だと上から下になっていますが、左から右に変更する事もできます。

2択ですので、どちらの方が見やすいか、プレビューを見て、考えて印刷するようにしてください。

全ページに共通して入れたい情報は、ヘッダーやフッターを活用する

印刷資料には、資料の表題、印刷日時、ページ番号を印刷するのは基本です。
例えば、印刷日時がないと、修正があった場合、どれが最新版かわからなくなりますし、ページ番号がないと、会議の時に資料のどこを見て欲しいのか、それを伝えるだけで一苦労の、グダグダ会議になりかねません。
また、どのファイルを印刷してチェックを行なったのかという意味で、内部監査室から保存場所やファイル名も印刷するように指導される事もあります。

このような全ページに共通して入れたい情報は、ヘッダーやフッターを活用しましょう。
ヘッダーは用紙の上部余白部分、フッターは用紙の下部余白部分になります。

表題をヘッダーに入れよう

ページ設定からヘッダー/フッターのタブを選択し、ヘッダーの編集をクリックします。

表題を入れる場合が多いですが、直接入力してしまって下さい。(数式などは使えません)
フォントサイズなどはツールバーより変更できます。

ワークシート上に資料の表題が入力してある場合は、前述のタイトル行に含めて設定して下さい。

全ページにファイル名やページ番号などを印刷したい時はフッターを使う

フッターには印刷日時とページ番号を入れるクセをつけた方が良いです。

ファイル名を入れる場合、A4縦のように幅が狭いと「印刷日時・ページ番号・ファイル名」の3つは入らないかも知れません。どれかをヘッダーにするといった調整は必要になります。

フッターの編集から行います。
ツールバーをクリックすると、 &[日付]のように入力されます。

印刷日時をフッターに印刷したい場合、印刷日時 と入力し、日付のツールバーをクリック、スペースを入力、時刻のツールバーをクリックというように入力します。印刷日時  &[日付] &[時刻]というようになります。

ファイル名やページ数も下図を参考に入力してみて下さい。ページ数が多い場合は総ページもわかるようにしておくと親切です。

ヘッダー/フッターを入れるときは、しっかり余白を取らないと印刷範囲と重なってしまう場合があるので注意して下さい。

印刷範囲を設定したいけど、何ページになるかわからない場合の設定方法

印刷範囲を設定すると、その下に追加したのに印刷範囲を直すの忘れて印刷されなかった・・・。
ページ数が多い場合は確認もしづらいし、忘れがちなところです。

対応方法としては、改ページプレビューで編集するのも一つの手ですが、ページ番号が大きく表示され、超邪魔になるので、あまりお勧めはしません。

行数が変わる可能性がある場合は、印刷範囲を列全体で指定する方法も知っておくと便利です。
印刷範囲で印刷したい列番号をドラッグして指定するだけです。

ただ、列全体を印刷範囲に指定すると印刷プレビューで何も表示されません。

Excel2003の頃は普通にプレビューできたのですが、Excel2007以降の場合、印刷プレビューの表示をクリックしないとプレビューが表示されなくなったのが、ちょっと不便です。

併せて、ページ設定で「次のページ数に合わせて印刷」を選択して、横を1に縦を空白(DELETEで消す)にする方法も知っておきましょう。
プリンタの機種やメーカーの違いによる印刷ミスを減らす事ができます。

印刷コスト削減で、白黒印刷したい時はプリンタ側で設定しよう

カラー印刷は高いので、白黒で印刷するような場合は、エクセルのページ設定にある白黒印刷ではなく、プリンタ側の設定で何とかしましょう。

エクセルの印刷設定で白黒印刷にすると、網掛け(セルの塗りつぶし)が印刷されないし、逆に隠したくてフォントを白にした部分が印刷されてしまうため、ちょっと使いづらいです。

元々は1行おきに色をつけて見やすくなるようにしているのに台無しになります。

おまけ:複数プリンタのインストールはツールを活用

プリンタを白黒印刷用とカラー印刷用の2つ作って対応していました。
例えば、パソコンが50台ある場合、複数プリンタを作ろうと手作業で行うと単純に倍の100回インストール作業が必要になってしまいますので、一括インストールのツールを活用する事をお勧めします。

このようなツールを活用すると、両面印刷用のプリンタ、集約(割付)印刷用のプリンタ、通常印刷用のプリンタといったものも一括で作成でき効率的です。

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