エクセル・ワードで今すぐ業務改善を実現!!

ワード・エクセルで、1人年間100~200時間のムダ削減に成功!!
当社では、Excelマクロ開発や研修による人材育成で、このような業務改善を実現しています。

さて、経理総務などのバックオフィス部門において、自社内だけで業務効率化しようとしたけど、以下のような理由で失敗してしまった経験はありませんか?

  • ノー残業デーや給与体系など、制度の見直しを行ったが、あまり残業は減らなかった。
  • 情報システム部門に相談しても、事業部門が優先され、なかなか対応してもらえない。
  • 社内(部門内)にITに詳しい人がいないため、誰にも相談できない。
  • システム導入を検討したが、費用と時間がかかりすぎて実現できなかった。
  • そもそも現状の業務で忙しく、業務改善に時間を割く余裕がない。
  • 具体的に何をするかが明確にできず、「皆で協力して頑張ろう」といった精神論だけで終わってしまう。

業務改善は、自分たちの優先順位で、今すぐ実行しないと、なかなか実現する事ができません。

現在使っているワード・エクセルなら、今すぐ、そして安価で業務改善を実現する事ができますので、是非ご検討ください。

Excelマクロ・テンプレートの制作【スポット対応可】

『効率化したいものは明確にになっているけど、具体的な方法がわからない、実行できない。』という場合は、Excelマクロ・テンプレートの制作依頼をご検討いただけると幸いです。

制作事例を動画で見る

最近依頼の多いシフト表のカスタマイズ(一括作成や勤怠計算との連携)や、Excelマクロを使って「毎月3~4時間かけて行っていた600回以上のコピー作業を、わずか2回のクリックで完成」できるように改善した事例を動画にしました。

他にも、1日1ファイル(365日分×14施設)のCSVデータをExcelに取り込むマクロや、Excelで入力したデータや、別システムから出力したCSVデータを、自社の会計システムの仕訳データに変換するマクロなどの制作なども制作しております。

喜ばれる3つの理由

ネット上で公開している当社制作のテンプレートは、毎年5万回以上ダウンロードされ、雑誌やネットメディア等でもご紹介いただき、多くの人に喜ばれ、使われ続けています。

また、制作させていただいたお客様からは、以下のようなお言葉をいただきます。

お客様1

経理のムダな業務を無くしたくても、自社の情報システム部門では、(忙しくて)なかなか対応してもらえない状況だったので、大変助かっています。

お客様1

作成して頂いたシフト表については、店舗の皆も感激しておりました。
引き続きよろしくお願いします。

お客様1

めんどくさい注文すべてにご対応くださり感謝申し上げます。 満足しています。
既存事業に加えて、新設した訪問看護事業所での慣れないシフト作成ですが、いまのところ、うまく勤務体制がまわっています。
労基対応に気を使いますので、また、オプションをお願いするかもしれません。そのときはよろしくお願いします。

お客様1

今までと違い業務量が大幅に減りました。また資料もとても見やすくなりました。
操作にも慣れてきたので、次月はさらに早くできそうです。

お客様2

いつもすばやい対応頂き、ありがとうございます。
かなり完成度が高く感激してます。今回も助かりました。
流石です。本当に・・・!!

お客様2

今まで2日以上かかっていた現場へ直行(直帰)する機会が多い従業員(約50名)の勤怠計算が、3時間もあれば、検算も含めて余裕でできるようになりました。

お客様1

シフト表順調に使っております。
マニュアルまで制作いただきまして大変助かります。

お客様2

今期の事務部門の目標が「誰が欠けても補えるよう事務の仕事をマニュアル化する!!」だったので、どんどん達成できて、うれしいです。

当社制作のテンプレートが喜ばれるのは、以下の3つを特に大切にしているからです。

1、誰でも使えるように制作します

誰でも使えるようにして欲しい。ご依頼されるお客様のほとんどがご希望される事です。

どうやって作れば入力しやすいだろう。分かりやすく使いやすいだろう。
どんなレイアウトが見やすくキレイだろう。
という事を徹底して考えて制作しており、使いやすさ、見やすさには定評があります。

また、簡易的なものではありますが、必ず操作マニュアルや処理のチェックリストも制作しており、誰でもミスなく、すぐに使える事を意識しています。

白取

累計約40万回ダウンロード実績がある当社テンプレートは、誰でも簡単便利に使えると大変好評です。無料公開中ですので、お気軽にお試し下さい。

2、長期間使う事ができるように

設定シートサンプル

ちょっと変更するだけでも費用がかかるのでは?
難しくなって自分では変更できないのでは?と心配されると思います。

当社では、設定シートで「値を指定」できるように制作しています。
ある程度想定できることは、この設定シートの値を調整することで、特別計算式やプログラムを変更せずに、対応できるようになっていますので、ご安心下さい。

ただ、全ての変化を想定できる訳でありませんし、変化を想定しすぎると、使うのが難しく、制作費用も高額になってしまいます。
費用対効果のバランスを考慮しての対応となる点、ご理解いただければ幸いです。

3、要件定義の負担を少なく

Excelに限らず、手作業の業務をシステムで自動化する場合、「こういうシステムを作って欲しい」と依頼する受託開発が一般的ですが、受託開発では、最初に明確な要件定義ができないと、仕様をご納得いただいた上で制作したにも関わらず、検収後にも追加要望がでる(追加で費用がかかる)、思っていたのと違う、といったトラブルが起きやすいのが現実です。

当社では、ヒアリング内容や頂いた資料を元に、「どうやって効率化するか?」その方法は当社の方で考え、試作品(原案)を作り、実物に近い形のシートを見ながら要件を確認していきますので、「思っていたのと違う」というトラブルも起きづらく、ご担当者の要件を伝える負担や、新しい業務フローを構築する負担が最小限になります。

長年上場企業の情シスとして経理総務の方と一緒に仕事をしてきたので、管理会計や給与計算で使われる用語も理解しており、目的や問題点がすぐに伝わります。

白取

業務改善は、従来の業務を行いつつ、新しい業務フローを構築する必要があり、毎日の業務に忙しい状況では、「問題がある」と感じていても実行できないものですので、発注される方に極力負担を増やさずに、業務効率化が実現できるよう心掛けています。

制作事例

Excelマクロやテンプレートの制作や業務効率化の事例をいくつかご紹介いたします。

勤怠管理及び給与明細作成【Excelマクロ】

給与明細

  • 工事現場に直行する事が多いため、作業日報をベースにExcelで入力管理している。
  • パート社員が働きやすいよう、1日2回出勤に対応する(交通費を出勤回数に応じて支給する)など、給与計算システムに入力するための、Excelで作業(残業計算や手当額計算)が複雑になっている。
  • 紙ベースで上司に残業申請して捺印を受けているためタイムカードを使っていない。
  • 15分単位(0.25時間)での残業代支給を、分単位での支給に改善したい。(手作業ではできなかった)

このように、特に勤怠管理は、企業(事業の内容)によって独自性が強くなり、担当者が独自に作ったExcelと電卓で四苦八苦して集計いる事が多いです。
当社でExcelマクロを制作する事で、今まで3日かけてイライラしながら必死で作成していたものが、じっくりチェック作業まで含めて余裕で3時間で終わるようになりました。

また、勤怠管理システム付きのタイムレコーダー導入とも比較していただき、導入までの時間や費用、システムに現在の給与体系を合わせる必要がなく、安価で今すぐに対応できるため、当社にご依頼いただいたケースもあります。

さらに、新給与体系構築に伴い、新しい体系では人件費がどうなるのか、過去数ヶ月の勤怠データを遡り、新給与体系で計算するとどうなるのか?新旧比較表を代行制作させていただいた事もあります。
ご依頼いただいた管理部長が、より良い給与体系構築に時間を使う事ができました。

シフト表のカスタマイズ

シフト表

介護施設やレジャー施設において、無料公開中の「シフト表」用テンプレートをベースに、社員やパートの事情にあわせた勤務パターンの設定や人件費の計算などをカスタマイズして導入しております。

テンプレートをベースにしているので、速く、安価でご提供できます。
また、メールだけのやり取りでも意思疎通しやすいため、長野県外からの制作依頼も承っております。

CSVデータを活用した会計システムとの連携【Excelマクロ】

外部システムとのCSVデータによる連携(自動仕訳)で、サマリー(科目や部門が同じものを合計)して仕訳が生成されており、正しい残高なのか1件1件するために、CSVデータをExcelに取込むマクロを制作しました。

1日1ファイル(年間で365日)で、部門数も多く、自動仕訳の発生(数年前)から遡ってチェックするため、15,000回以上のCSVデータ取込作業という、手作業では何週間かかるかわからない作業を自動化に成功しました。
また、数十万件あるデータで、CSVデータと会計データで確実に一致しているもの、問題がありそうなデータを明確にし、約70%のチェック件数削減もできました。

Excelに入力しているデータから、会計システムに取込むためのCSVデータ生成を行うExcelマクロを制作した実績もあります。

ピボットテーブルを使ったデータ集計の効率化【Excel一般】

ピボットテーブルは簡単に集計ができて便利ですが、少し工夫を加えることで、更に仕事が速くなります。

集計用のエクセルブックにCSVデータを取込み、データ更新をクリックするだけで集計表作成が完了します。(当社制作ツールを使うことで、制作にかかる時間と費用を抑えることができます。)

特に仕訳処理のためのデータ集計処理は効率化しやすいです。

予算書や目標管理の集計を自動化【Excelマクロ】

VBAソース

エクセルで作った部署毎の予算書や、担当者毎の目標管理(売上見込)をマクロで自動集計する事で、事務担当者が手作業で数時間かけて行っていた作業が、ワンクリックで誰でも集計できるようになり、ミスも無くなりました。

また、基幹システムと連携したツール開発の事例もあります。
実棚処理で、基幹システムから出力した帳簿在庫CSVデータから実棚時のカウント用紙を作成し、カウント用紙に入力した実棚数の集計、棚卸結果をCSV出力し基幹システムに取込むといった機能を作りこむ事で、決算の繁忙期に行っていた実棚処理の大幅な時間短縮と正確性向上に貢献しました。

制作費用について【初回見積無料】

当社へ制作をご依頼いただく場合、以下の点を整理いただき、お問合せよりご連絡いただきますよう、お願いいたします。
内容を確認の上、3営業日以内にお見積書を送信いたします。(スポットでのExcelマクロ制作は、5万円~12万円での実績が多いです。)

  • 現在業務でお使いのエクセルやワードファイル、関連資料をご準備下さい。
    (個人名や金額など支障がある部分は消して構いません。)
  • 現状の業務の概要、問題点、困っている事などを、ざっくりで結構ですので教えて下さい。
  • ご希望の納期(複数ある場合は優先順位)

メールだけでは伝えづらい場合は、長野市近郊であれば、貴社にお伺いしてのお打合せも可能です。
また、遠隔地の場合は、Skype(ビデオチャット)によるお打合せも対応可能です。

なお、今まで手作業で行なっている業務をExcelで効率化したい場合は、使ってみないとわからない事が多く、納品後の修正が多くなる可能性が極めて高いため、月額でのサポート契約をお勧めいたします。

業務改善サポート&コンサルティング

スポットでのExcelマクロ制作で実現した業務改善は一時的なものです。
当社では、社内の人員で継続的に業務改善を積み重ねていく事ができるよう、人材育成も含め、トータルで業務改善をサポートする事ができます。

月額定額で、毎月定期的に訪問しサポートする事で、まるで同僚の社員に話す感覚で、気軽にお困りごとの相談ができるようになります。

業務効率化を進めたいが具体的に何をすべきかがわからない。人材育成も含めて部門全体で業務効率化を推進したい。
また、事務処理を楽にするだけではなく、管理会計のデータを活用し経理の視点から経営に役立つ提案したい。などございましたら、ぜひご検討ください。

部門全体での業務改善の進め方

部門全体での業務改善を行う際、当社では担当者毎に、「どんな資料を、どんな目的で、どのくらいの時間をかけ、誰に提出し、どこに保存しているか」といった業務一覧を作成し進めていきます。

このような一覧を作る事で、

  • 時間がかかっていて効率化の効果が大きいものは何か?
  • 同じような集計業務を行っているはずなのに、担当者によって作業時間が大幅に違うのはなぜだろう?
  • 複数担当者が同様の資料を作っているけど、統一できないのか提出先部署と調整してみよう

というように、問題点に気づく事ができ、何を優先して効率化すれば良いのかを判断できるようになります。
(業務一覧を作成する事は、個人情報保護やマイナンバーも含め、企業の情報資産の管理にも必要不可欠です。)

白取

エクセルを個人任せにしていると、「時間のムダ」を積み重ねを放置するだけでなく、この人がいないと業務がまわらなくなる「属人化のリスク」、質問や集計作業が特定の人だけに集中する「業務のムラ・ムリ」などの問題に繋がりますのでご注意下さい。

月額サポート費用

まず貴社の現状をヒアリングさせていただき、Excelマクロやテンプレート制作などのサポート内容、訪問回数、期間、対象人数などをお打合せの上、費用をご案内いたします。
サポート内容と費用をご納得いただいた上で、サポート開始となります。

【月額費用】:
40,000円~(税別)
【訪問頻度】:
月1回から

※最低三ヶ月での月額サポート契約となります。

※原則、直接対面の形式でのサポートとなります。

※遠隔地の場合、交通費など別途かかります。

※短期間で一気に実施したい場合、大規模なマクロ開発が必要になる場合は、別途お見積りとなります。

とことん実践的な研修で人材育成

ちょっと知っているだけで、こんなに仕事のスピードが変わるのか・・・。受講者様からこのようなご感想をいただきます。
少しの違いで仕事のスピードが10倍以上になる。これは、ワード・エクセルに限らず、IT活用でよくある現実です。

当社では、企業の生産性向上には、『ITを活用できる人材育成が最も確実で費用対効果も高い』と考え、1回で完結する超短期集中型の、今すぐ実務で活用できる事と、最短時間での習得できる事とことんこだわった研修を行なっています。

社員のIT活用力を底上げする事で、「気づかないムダ」を一気に改善する事ができます。

また、アウトソーシングと違い、社内に業務効率化のノウハウが蓄積できるのも大きなメリットの一つです。

経理総務に最適な研修カリキュラム

資格取得目的のパソコン教室とは違い、上場企業での実務経験に基づいた今すぐ実務で活きる、1回完結型の超短期集中の研修になります。
カリキュラムの詳細は以下のリンクよりご確認いたたければ幸いです。

また、受講者の利用頻度やレベルに応じ、必要最小限の努力で最大の成果を出せる研修になるよう、用意しているカリキュラムを組み替える事もできます。

以下のような研修を実施する事もできます。

新入社員向けパソコン講座として

午前中にワード、午後にエクセルを、基礎中心のカリキュラムで実施いたしました。
短期集中で行う当社研修は、今増加しているスマホ中心でパソコンは苦手と言う新入社員にも効果的です。

進行の速い当社の研修ですが、若い人は吸収も早く「とてもわかりやすかった」「テンポよく進んで全く飽きなかった」といった感想をいただきます。スキル習得は早い時期であるほど有利です。

OJTの負担軽減という面でも有効です。

管理職や営業担当者向けに

大した事に使っていないから・・・という人ほど、大した事でない作業に何時間もムダな時間をも使ってしまいます。
このような方には、エクセル・ワードの基礎レベルの底上げを重点に行います。
意外と、記号入力、CTRLやALTキー、ファンクションキー、必須ショートカットキーといった基本をよく知らない場合が多いです。

さらに、現在業務で使用しているフォーマットの簡単便利な使い方を、カリキュラムに組み込むと実践的で効果的です。

企業内研修について(長野県外も大歓迎です)

企業内研修

3名以上より、貴社に出向いての研修も承ります。
(3名以下の場合は、当社での受講をご検討下さい。)

1回の研修で6人程度を目安にしています。7名以上になる場合は、受講者のレベルやパソコンの準備についてご相談させて下さい。

長野県外での研修も大歓迎で、東京や仙台での実績もございます。
ただ遠隔地の場合、研修用のパソコンを貴社で準備いただくようお願いいたします。 詳細はご相談下さい。

無料デモンストレーションについて

長野県の北信地域・東信地域・中信地域のお客様につきましては、貴社へ訪問して、当社研修及やサービスについて、30分から1時間程度、デモを交えてご案内する事もできます。お気軽にお問い合わせ下さい。

研修費用について

研修単価(1日):
30,000円(税別)

研修費用は、人数×研修単価請求金額となります。
6名の場合は30,000円×6名=180,000円が研修費用として請求する金額になります。

なお、当社標準のカリキュラムでの研修は、品質保証として、研修内容にご満足いただけない場合は費用の請求は致しません。
ただし、全くパソコンに触った事がないような初心者向けの研修ではありませんので、カリキュラムなど充分ご確認の上、ご検討いただければ幸いです。

※人数が多い場合は割引もございます。

※交通費、会場設営費など別途かかる場合がございます。

※当社標準のカリキュラム以外を行う場合、半日単位で行って欲しい場合などは別途ご相談下さい。

ページの先頭へ